Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de Datos Personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.

Cliente: Persona, especialmente de naturaleza jurídica, que adquiere o recibe bajo alguna modalidad, servicios ofrecidos por FUTUMARK SERVICES S.A.S. o por aquellas Compañías que encarguen la recolección y tratamiento de los Datos Personales bajo las finalidades encomendadas en el contrato de transmisión y/o transferencia. El Cliente será en ocasiones Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, dependiendo del servicio que se adquiera, y podrá denominarse Aliado.

Chatbot: Asistente virtual que se comunica con los Clientes, Proveedores, Usuarios, Empleados y otros terceros cuyos datos sean objeto de Tratamiento a través de los Sitios Web, línea de WhatsApp y/o mensajería de texto, con el propósito de resolver inquietudes, apoyar en el registro a cualquiera de las plataformas, crear o aplicar a vacantes, crear o resolver cuestionarios, realizar entrevistas, producir video entrevistas, gestionar preferencias de notificaciones y actualizar información personal en las plataformas, entre otras.

Compañía: Hace referencia a FUTUMARK SERVICES S.A.S. o aquellas sociedades que encarguen la recolección y tratamiento de los Datos Personales bajo las finalidades encomendadas en el contrato de transmisión y/o transferencia.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Empleado: Persona natural que tiene una relación laboral con FUTUMARK SERVICES S.A.S.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

Plataformas: Se deberá entender como la expresión plural y en conjunto de las plataformas tecnológicas de propiedad de FUTUMARK SERVICES S.A.S., a través de las cuales se captan, almacenan y tratan los Datos Personales de los Titulares registrados en estas.

Proveedor: Hace referencia a las personas naturales o jurídicas que prestan servicios profesionales o técnicos en calidad de proveedores o contratistas.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Para la aplicación del presente manual, cualquier tratamiento de Datos Personales se entenderá como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Usuario: Son los individuos que se registran en cualquiera de las plataformas de propiedad de FUTUMARK SERVICES S.A.S. y/o que reciben los servicios mediante cualquier canal digital.

• Nombre completo
• Tipo y número de documento de identidad
• Género
• Correo electrónico personal o institucional
• Número telefónico (fijo y/o móvil)
• Ubicación
• Fecha de nacimiento
• Estado civil
• Nacionalidad
• Dirección de residencia
• Profesión
• Historial académico
• Experiencia laboral
• Referencias personales y/o laborales
• Dirección IP de contacto

• Estado de salud resultantes de exámenes médicos necesarios para la ejecución de las obligaciones laborales a favor de FUTUMARK SERVICES S.A.S. o sus Clientes o Aliados, cuando resulte aplicable.
• Existencia de discapacidades
• Pertenencia a población vulnerable.
• Características físicas y datos biométricos como la imagen y/o la voz, como consecuencia de la creación de perfiles en las Plataformas o de comunicaciones telefónicas o virtuales, o de la realización de video presentación o video entrevistas, así como de la videograbación de imágenes obtenidas a través de procesos de videovigilancia, entre otros.
• Dirección IP.

a) Siempre se cuente con la autorización previa, informada, explícita y expresa para efectuar dicho tratamiento.

b) El Titular haya sido informado del carácter facultativo de su autorización.

c) No condicionará ninguna actividad a solicitud de este tipo de datos.

d) Cuando su tratamiento esté reglamentado explícitamente en la ley.

• Datos de naturaleza pública.
• Información que sea requerida por autoridades en ejercicio de sus funciones a través de actos administrativos, sentencias judiciales o cualquier otro de carácter legal.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

(i) Ejecutar las tareas y actividades comerciales, financieras, contables, auditoras, laborales, administrativas, contractuales, entre otras, de las sociedades Responsables.

(ii) Permitir la creación de cuentas en las diferentes Plataformas.

(iii) Permitir la búsqueda de tu perfil como candidato en las Plataformas.

(iv) Utilizar tus datos para fines investigativos, analíticos y estadísticos para desarrollo de producto relacionados con la ejecución de nuestro objeto social.

(v) Realizar gestiones de intermediación laboral por medio de nuestras plataformas.

(vi) Dar cumplimiento a las obligaciones en cabeza del Responsable derivadas de relaciones comerciales o jurídicas establecidas con los Usuarios, Clientes, Proveedores, Empleados y Titulares en general.

(vii) Realizar la diligencia de consulta y reporte de información de Usuarios, Clientes, Proveedores, Empleados o Titulares en general, respecto a su información financiera, comercial, crediticia y el cumplimiento de leyes referentes a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

(viii) Analizar y almacenar las respuestas otorgadas en la presentación de las pruebas psicométricas comercializadas con la finalidad de emitir informes de tus resultados a nuestros Clientes y proponer mejoras de producto.

(ix) La transferencia o transmisión de datos personales a Aliados, Proveedores y terceros, tanto nacionales como extranjeros, incluyendo países que no cuenten con niveles de protección iguales o superiores a los de Colombia, se realizará únicamente para las finalidades establecidas en esta Política. Dichas transferencias o transmisiones se llevarán a cabo previa suscripción de los acuerdos de transmisión o transferencia correspondientes, según aplique, y con base en la autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales, conforme a lo establecido en la ley.

(x) Enviar mensajes de texto (SMS y USSD), mensajes de datos o realizar llamadas con finalidades de publicidad, actualizar términos y condiciones y políticas, prospección comercial, gestión de cobro, e invitaciones a participar en eventos, boletines relacionados con alguno de nuestros servicios y/o gestión propia de la relación contractual, dentro del horario establecido por la norma aplicable, las cuales podrán ser llevadas a cabo a través de cualquier medio tales como SMS y USSD, WhatsApp, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, redes sociales o cualquier medio de contacto suministrado por el Titular.

(xi) Realizar el envío de mensajes —SMS, mensajes mediante chatbots, mensajes de datos o realizar llamadas con fines informativos, crear perfiles para su registro en las diferentes Plataformas, crear vacantes, participar en procesos de selección propios o de sus Clientes, actualizar Datos Personales, notificar etapas en los procesos de selección o verificar tu identidad por cuestiones de seguridad, recomendar perfiles con afinidad para las vacantes, entre otras, las cuales podrán ser llevadas a cabo a través de cualquier medio tales como SMS y USSD, WhatsApp, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, redes sociales o cualquier medio de contacto suministrado por el Titular.

(xii) Efectuar estudios de seguridad, ya sea realizando la transferencia o transmisión a Aliados o terceros de la información suministrada. Así mismo, estudios de patrimonio, procesos de selección, visitas domiciliarias, investigaciones de accidentes de trabajo e incapacidades, segmentación de beneficios, identificación de riesgos, monitoreo de salud pública e investigaciones éticas.

(xiii) Prevenir abusos y fraudes en el uso de nuestros servicios.

(xiv) Realizar recomendaciones para que el perfil e información establecida en la Hoja de vida descargada de LinkedIn sea más atractiva y visible para metabuscadores y analistas de selección.

(xv) Realizar pre-registro en nuestras plataformas.

(xvi) Llevar a cabo actividades de videovigilancia, a partir del análisis de los datos biométricos que faciliten el reconocimiento facial y la autenticación de la identidad del Titular, a través de los sistemas de videovigilancia ubicados en nuestras instalaciones.

(xvii) Llevar a cabo actividades como aplicar a vacantes, responder preguntas prefiltros, realizar video entrevistas a través del Chatbot.

(xviii) Utilizar las fotografías y/o vídeos, para difundirlos públicamente en páginas, redes sociales y/o plataformas gestionadas por el Responsable, con finalidad publicitaria e informativa, en las que se esté desarrollando actividades propias del objeto social.

(xix) Mejorar nuestra Publicidad y Marketing: podemos procesar esta información para enviarle mensajes promocionales y de marketing. Administrar programas de referidos, recompensas, encuestas, sorteos, concursos u otras actividades o eventos promocionales patrocinados o gestionados por FUTUMARK SERVICES S.A.S. Analizar características y preferencias para enviarle mensajes promocionales, información de marketing, publicidad y otra que creamos que pueda ser de su interés y invitarle a eventos y oportunidades relevantes.

(xx) Ofertar programas de formación y/o de educación formal e informal de FUTUMARK SERVICES S.A.S. o de instituciones educativas de educación superior.

(xxi) Consultar información administrada por Operadores de Información del Sistema de Seguridad Social.

(xxii) Consultar y compartir los resultados de mis antecedentes legales, disciplinarios, laborales, académicos y consulta de mi información financiera ante Centrales de Riesgo. Estas fuentes pueden ser provenientes de listas públicas, contacto directo con instituciones académicas y/o secretarías de educación, empresas, la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA de operadores autorizados, centrales de riesgo, listas restrictivas de LAFT entre otras.

(xxiii) Consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar, obtener, compilar, confirmar, intercambiar, analizar, recibir y enviar toda la información a que se refiere mi comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza.

(xxiv) Establecer controles de acceso tecnológicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones y los Sitios Web de FUTUMARK SERVICES S.A.S. y sus afiliadas, así como el monitoreo de las actividades realizadas en los mismos.

(xxv) Realizar encuestas, análisis, estudios, investigaciones con fines estadísticos para la toma de decisiones estratégicas de PrismaHire.

(xxvi) Enviar a través de cualquier medio de comunicación electrónico o físico, conocido o por conocerse, mediante SMS, correos electrónicos, WhatsApp o llamadas, informaciones y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo, relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por FUTUMARK SERVICES S.A.S., así como sus entidades filiales, afiliadas, subordinadas o controladas.

(xxvii) Publicar y divulgar imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos, filmaciones, entre otras, durante los eventos, programas, plantillas, boletines, entre otros, realizados por FUTUMARK SERVICES S.A.S.

(xxviii) Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos físicos o digitales donde se relaciona la historia laboral del titular en FUTUMARK SERVICES S.A.S.

(xxix) Utilizar los datos personales del Usuario para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en FUTUMARK SERVICES S.A.S., así como para realizar los respectivos planes de desarrollo y formación.

(xxx) Actualizar la información sociodemográfica en Cajas de Compensación Familiar así como en clientes de FUTUMARK SERVICES S.A.S. que lo requieran para realizar sus procesos de selección.

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus Datos Personales.

Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

• Reclamo para conocer, actualizar y rectificar: Es el derecho del Titular a conocer, que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus Datos Personales.
• Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el Art. 10° de la Ley 1581 de 2012.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas: Solo podrá ejercer este derecho una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

• Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
• Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro y para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

• El Titular podrá realizar consultas máximo una vez cada mes calendario o cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento de Datos del Responsable.
• Para consultas que tengan una periodicidad superior a la enunciada en el numeral primero del presente artículo, el Responsable podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y de ser el caso, certificación de documentos.
• Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir de su fecha de radicación. El Responsable podrá ampliar por una única ocasión el término de respuesta por un término no mayor a cinco (5) días hábiles, para lo cual deberá avisar al Titular de tal determinación antes del vencimiento del término inicial.
• La información solicitada en el ejercicio del derecho de consulta solo será remitida a través del mismo correo electrónico indicado en la solicitud.

• Toda petición o reclamo deberá contener como mínimo la información señalada en el formulario referenciado en esta Política.
• Si no cuenta con la información completa, el Responsable requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición o reclamo para que subsane las fallas. Si dentro de los dos meses siguientes no subsana, se entenderá desistida la solicitud.
• Si la petición o reclamo no iba dirigida al Responsable, este último dará traslado a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles, informando de tal situación al solicitante.
• Una vez recibido el reclamo, se incluirá una leyenda con la expresión "reclamo en trámite" y el motivo de este dentro de la base de datos que almacena el dato personal, en un término no mayor a dos (2) días hábiles después del recibo de la solicitud.
• Las peticiones o reclamos serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles a partir de su fecha de radicación. El Responsable podrá ampliar por una única ocasión el término de respuesta por un término no mayor a ocho (8) días hábiles, para lo cual deberá avisar al Titular de tal determinación antes del vencimiento del término inicial.
• Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

FUTUMARK SERVICES S.A.S. utiliza diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.

FUTUMARK SERVICES S.A.S. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.